DRENTHE - Treant zet vol in op het gebruik van (real time) data in de zorg. ‘Het helpt ons regie te nemen en alles overzichtelijk te houden’, zegt Karin Verhoog. Zij is verpleegkundige en teamleider op de Acute Opname Afdeling van ziekenhuislocatie Scheper van Treant in Emmen.

Eén van de meest tastbare voorbeelden van de implementatie van data gedreven werken binnen Treant is het eigen opgezette Ward Control Center (WCC). Het initiatief hiervoor kwam van verpleegkundigen. Het WCC is een uniek touchscreen, waarop real time informatie is af te lezen en ingevoerd kan worden. ‘Zo kun je zien op welk bed in welke kamer welke patiënt ligt. Per patiënt wat de voorlopige ontslagdatum (VOD) is, welke disciplines bij een patiënt betrokken zijn en wie de hoofdbehandelaar is. Ook zien wij overzichtelijk welke verpleegkundige de patiënt verzorgt en wat de werklast is van een verpleegkundige. Verder zijn tal van logistieke indicatoren bij de patiënt inzichtelijk. Zo kun je zien wat er nog moet gebeuren voordat een patiënt met ontslag kan of bij een uitplaatsing naar een andere afdeling, wanneer en op welke manier dit gebeurt’, somt Verhoog op.

De AOA nam zo’n drie jaar geleden als eerste afdeling binnen Treant het WCC in gebruik. Verpleegkundige Karin Verhoog is zeer te spreken over het gebruik ervan in de praktijk. ‘Het is duidelijk en gemakkelijk. Door alle informatie in één oogopslag inzichtelijk te hebben, is er meer rust op onze afdeling en teampost, wat vervolgens leidt tot betere patiëntenzorg en ook een kortere ligduur.’

Bijkomend voordeel: nu alle informatie op één digitaal afdelingsbord zichtbaar is, zijn de aloude whiteboards, met handgeschreven aantekeningen, verleden tijd. ‘Met daarbij een nog zwaarder wegend voordeel: de informatie die voorheen op een whiteboard stond, werd na elke dienst weer gewist. Deze informatie ging dus verloren. Nu hebben en houden we deze informatie digitaal beschikbaar en kunnen we het gebruiken om de zorgzwaarte binnen het hele ziekenhuis te monitoren, te evalueren en in te zetten voor de toekomst’, legt Jaap Krikken uit, hoofd van de afdeling Business Intelligence (BI) van Treant.

Zorg en ondersteuning komt samen
‘Vaak weten verpleegkundigen en andere zorgprofessionals heel goed wát ze willen, maar niet hóe ze dat willen. Dan komen wij in beeld’, vertelt Jaap Krikken verder. ‘Bij vragen en behoeftes uit de praktijk gaan wij als BI, samen met onze collega’s van Integraal Capaciteitsmanagement (ICM), op zoek naar hoe we iets kunnen bouwen waardoor zorgprofessionals weer meer informatie krijgen en beter hun eigen werkproces kunnen sturen. Omdat je het samen bouwt, is hierbij nooit discussie over input: de cijfers, getallen en data. Artsen en verpleegkundigen beschikken over de cruciale domeinkennis welke je echt nodig hebt in de ontwikkeling van deze nieuwe producten, zoals het WCC welke nu volledig aansluit op de informatiebehoefte van zorgprofessionals. Samen komen we tot een passend product, dat continu van nieuwe toepassingen wordt voorzien om het te verbeteren.’

Met data an sich is Treant al jaren bezig. Denk hierbij aan capaciteitsgegevens, zoals het aantal vrije bedden, enzovoorts. Wat met name doorontwikkeld is de laatste paar jaar, is het samenvoegen van alle verschillende data tot één overzichtelijk geheel. ‘Er was veel data versnipperd beschikbaar, vanuit verschillende systemen. Als je dan iets wilde weten, was het letterlijk een kwestie van informatie sprokkelen. Dat hebben we met één overzichtelijk dashboard, waarin alle data in een voor iedere begrijpbare presentatievorm zichtbaar is, samen laten komen. Dat helpt enorm om gezamenlijk en gefundeerd beslissingen te kunnen nemen.’ Doordat op het WCC verpleegkundigen zelf gegevens in kunnen vullen zijn zij, en de bijbehorende data, in de lead.

De Acute Opname Afdeling was dus de eerste afdeling binnen Treant die het WCC in gebruik nam. Inmiddels staat de teller op acht afdelingen. ‘De meest recente ontwikkeling is dat we nu ook met verpleegkundige indicatoren werken, real time score van de patiënt geïntegreerd in het dashboard. De kwaliteit van zorg binnen Treant blijft zich hiermee door ontwikkelen. We kijken ook in onze ouderenzorg naar de mogelijkheden hiervoor en zijn inmiddels met de eerste stappen begonnen: de data is er, nu de uitwerking er van nog.’

TPO Dashboard OK
Een andere mooie ontwikkeling bij Treant is het eigen ontwikkelde TPO (Tactisch Plan Overleg) Dasboard op de OK. ‘Hiermee kunnen we bijvoorbeeld inspelen op korte of juist lange wachttijden voor bepaalde specialismen en houden we bijvoorbeeld ook bij hoe laat operaties op onze verschillende locaties ’s ochtends beginnen. Want een kwartiertje later in de ochtend beginnen, om wat voor reden dan ook, kan er zo maar voor zorgen dat een operatie aan het einde van de dag niet door kan gaan. Door medewerkers mee te nemen in de cijfers, in een grafiek, zien we gezamenlijk het belang er van in. Het mooie is: we zien een dalende trend: op al onze drie ziekenhuislocaties beginnen de OK-dagen steeds vroeger!’ glimlacht Jaap Krikken. ‘Door de zorgprofessional informatie te geven over het hele proces, geef je ze mogelijkheden tot sturing. Dan pakken ze zelf op wat beter kan.’

Inzien belang van data
Maar hoe is Treant op dit punt gekomen? ‘Verschillende factoren spelen hierbij een rol’, stelt Paula Nelissen, voorzitter van de raad van bestuur van Treant. ‘Om te beginnen zien wij als raad van bestuur het belang van het gebruik van data in. Treant is een zorgorganisatie met ziekenhuis- en ouderenzorg, verdeeld over 21 locaties. Het overzichtelijk en inzichtelijk houden van zorgstromen en inzet van medewerkers is complex. Dat maakt dat we indringend en in hoog tempo hier systemen en dashboards op zijn gaan inrichten en ontwikkelen. We hebben zeer goede professionals op het gebied van BI en ICM aangetrokken. Allemaal eigen mensen, bij ons in dienst, geen externe partij die dit voor ons doet.’

‘Wij vinden namelijk dat je zelf precies moet weten hoe data tot stand komt (registratie) en hoe deze data tot informatie wordt getransformeerd. Daarom moet je deze expertise niet inkopen of uitbesteden, maar zelf ontwikkelen. Dus zelf snappen wat de rekenregels zijn, weten wat hierin eventuele beperkingen zijn en snappen welke aannames er worden gedaan. Deze visie op data is in onze ogen juist van belang en doorslaggevend in waar we nu staan.’

‘In coronatijd hebben we flinke stappen gezet. Een goed real time dashboard was van essentieel belang en dat hebben we toen ook ontwikkeld’, vervolgt Nelissen. ‘We wisten precies welke patiënten en cliënten waar waren, welke toestroom we konden verwachten en hoe we hier binnen onze ziekenhuis- en ouderenzorglocaties mee om moesten gaan. Zo konden we tijdig op basis van betrouwbare cijfers besluiten nemen. Besluiten over inzet van medewerkers, over op- of afschalen van operaties, wel of niet een cohort of aparte corona-afdeling inrichten, en zo kan ik nog wel even doorgaan.’ Dit alles komt samen in het zogenoemde Treant Control Center.

Zorgmedewerker aan het roer
Paula Nelissen vervolgt. ‘Wat ik zo bijzonder vind bij Treant is dat de verpleegkundigen zijn gestart met de vraag om het WCC-bord. Zij gaven aan informatie visueel te willen maken om te kunnen sturen op het zorg- en werkproces. Dat heeft mij heel erg aan het denken gezet. Ik zie vaak in organisaties dat als iets zeer ingewikkelds ontwikkeld moet worden dat we dat nogal eens isoleren van de plek waarvoor het bedoeld is. Als ik denk aan de vele informatie van allerlei kwaliteitsgegevens dan beleggen we dat binnen een stafafdeling en vinden daarna dat de verpleegkundigen in de praktijk de verandering dienen te implementeren. Wat het WCC binnen de verpleegafdelingen hier zo bijzonder maakt, is dat het is ontstaan op die klinische verpleegafdeling en ook nog eens daar ontwikkeld is en het daar ook blijft. Verpleegkundigen implementeren hoeft helemaal niet, want ze hebben het samen gemaakt en gebruiken het vanaf het prille begin. Ze vragen constant om meer om nog beter te kunnen sturen’, zegt Nelissen tevreden.

‘Binnen Treant jaag ik dat aan en zie ik dat ook steeds meer gebeuren. Ik ben ervan overtuigd dat als je de zorgprofessional aan het roer zet, ze echt zelf wel weten hoe ze moeten sturen op de kwaliteit van zorg. Dan moeten ze wel over de juiste data beschikken. Daarin zien we binnen Treant nu een enorme ontwikkeling.’

Ook rapportages
Niet alleen voor bedden, patiënten en medewerkers, maakt Treant gebruik van eigen ontwikkelde dashboards, maar bijvoorbeeld ook voor rapportages. Denk hierbij aan financiële verantwoordingen en andere resultaatgerichte informatie. ‘Doordat we binnen Treant allemaal in hetzelfde systeem en dashboard werken, praten we ook allemaal over dezelfde cijfers. Zo zie je bij ons niet meer gebeuren dat er vier mensen aan een tafel zitten, met allemaal hun eigen ‘Excel-lijstje’. De discussie gaat bij ons nooit over cijfers, maar over de inhoud van de getoonde cijfers. Dat gaat van de dagelijkse zorgverlening tot ons als raad van bestuur aan toe, we kijken allemaal naar hetzelfde dashboard’, vertelt Paula Nelissen trots. ‘En telkens weer willen we nog meer ontwikkelen en ontstaan bij het gebruik van data weer nieuwe behoeftes van informatie of voorspellende berekeningen.’

Blik op de toekomst
‘De volgende stap is de transformatie van het eerder genoemde Ward Control Center naar een Patiënt Control Center, waar alle patiëntinformatie wordt weergegeven. Deze mogelijkheid zal ook patiënten in staat stellen om meer betrokken te zijn bij hun eigen zorgproces’, besluit hoofd BI Jaap Krikken.

drentsnieuws